Wat houdt e-facturatie in?
E-facturatie betreft het volledig digitaal afhandelen van facturen, van opmaak en verzending tot betaling en boeking. In tegenstelling tot PDF-of Word-documenten, die niet automatisch door boekhoudsystemen verwerkt kunnen worden, worden e-facturatie opgesteld in XML- of UBL-formaat. Deze formaten maken automatische verwerking mogelijk, wat de efficiëntie verhoogt en fouten vermindert.
Waarom wordt e-facturatie verplicht?
De verplichting tot e-invoicing is ingevoerd om veschillende redenen:
-
- Fraudebesrijding: Het vermindert de kans op phishing, gegevensdiefstal en btw-fraude.
- Digitalisering: Het stimuleert de digitalisering en administratieve vereenvouding binnen het Belgische bedrijfsleven.
- Internationale uniformiteit: Peppol werkt uniform binnen de Europese Unie, wat internationale transacties vergemakkelijkt.
Hoe bereid je je voor op e-facturatie?
Om tijdig klaar te zijn voor de nieuwe wetgeving, is het belangrijk om nu al stappen te ondernemen:
-
- Analyseer je huidige processen: Evalueer hoe je momenteel factureert en identificeer welke aanpassingen nodig zijn.
- Kies de juiste software: Investeer in een facturatiesysteem dat compatibel is met de Peppol-standaard en aansluit bij jouw bedrijfsbehoeften.
- Breng je medewerkers op de hoogte: Zorg dat je team, vooral de boekhouding, bekend is met de nieuwe procedures en het gebruik van de software.
- Informeer je zakenpartners: Breng je klanten en leveranciers op de hoogte van de overstap naar e-facturatie en stem af hoe jullie documenten uitwisselen.
Welke voordelen biedt e-facturatie?
De overstap naar e-facturatie brengt diverse voordelen met zich mee:
-
- Efficiëntiewinst: Automatisch verwerking van facturen bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.
- Betere cashflow: Snellere verwerking leidt vaak tot snellere betalingen, wat de liquiditeit van je bedrijf ten goede komt.
- Verhoogde veiligheid: Het gebruik van een beveiligd netwerk zoals Peppol beschermt tegen fraude en gegevensdiefstal.
Ondersteuning en incentives
De overheid biedt steunmaatregelen om de overgang naar e-facturatie te vergemakkelijken. Zo kunnen bedrijven tijdelijk profiteren van een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen, waaronder e-facturatiesoftware.
Conclusie
De verplichting tot e-facturatie vanaf 2026 is een belangrijke stap in de digitalisering van het Belgische bedrijfsleven. Door je tijdig voor te bereiden en de juiste tools en processen te implementeren, kun je niet alleen voldoen aan de nieuwe wetgeving, maar ook profiteren van de vele voordelen die elektronische facturatie biedt.
